1С: Підприємство 8 — редакція 11 — нове покоління управлінських рішень на платформі — 1С: Підприємство 8

"1С: Підприємство 8" редакція 11 — нове покоління управлінських рішень на платформі "1С: Підприємство 8.2"

І. Сидоров / "Фінансова газета" / № 39 / вересень / 2010

(Продовження. Початок див. У № 34-38)

Управління оптовою торгівлею

Для надання клієнту інформації про товари та умови поставки в програмі можна використовувати комерційні пропозиції.

Комерційна пропозиція можна створити в тому числі на основі аналізу первинного попиту, який був зареєстрований при первинному контакті з клієнтом. Слід зазначити, що реєстрація в системі комерційної пропозиції не приводить до появи зобов'язань з відвантаження товарів і по їх оплаті.

Створення комерційної пропозиції

При створенні комерційної пропозиції менеджер торгового відділу підбирає позиції номенклатури, які мають необхідні клієнту споживчі властивості, а також знаходяться в певній ціновій категорії. Для кожної позиції номенклатури можна ввести пояснення у вигляді довільного тексту. Це може бути, наприклад, інформація про первинну потреби клієнта.

Ціни на товари, умови оплати і поставки в комерційній пропозиції визначаються типовими або індивідуальними угодою, яке передбачається використовувати. У той же час умови продажів, визначені угодою, в комерційній пропозиції можна уточнити. Для самостійної реєстрації в комерційній пропозиції відхилень від типового або індивідуального угоди менеджер відділу продажів повинен мати відповідні повноваження.

При відсутності повноважень реєстрація відхилень можлива тільки після узгодження з керівництвом. При узгодженні комерційної пропозиції з іншими співробітниками в програмі використовується бізнес-процес, який можна адаптувати відповідно до особливостей регламенту прийняття рішення конкретного підприємства.

Зауважимо, що за одним запитом клієнта можна сформувати кілька комерційних пропозицій, які засновані на різних торгових угодах і будуть відповідно відрізнятися умовами продажу.

За замовчуванням комерційну пропозицію діє безстроково, але при необхідності термін його дії можна обмежити.

Комерційна пропозиція має друковані форми в форматах doc (MS Word) і odt (OpenOffice.org Writer). Пропозиція, збережене в одному з цих форматів, можна відправити клієнту, наприклад, по електронній пошті.

Узгодження комерційної пропозиції з клієнтом

В процесі переговорів з клієнтом можна уточнити товарний склад пропозиції, ціни, знижки та інші умови продажу, що супроводжується інтенсивним обміном комерційними пропозиціями. Кожен етап обміну інформацією, в тому числі зустрічні зауваження і пропозиції клієнта, реєструється в системі як окреме комерційну пропозицію, сформований на підставі попереднього. Таким чином, весь процес переговорів відображається в системі у вигляді ланцюжка документів, які завжди доступні для перегляду та аналізу. На будь-якому етапі можливий, наприклад, порівняльний аналіз цін на товари в комерційній пропозиції з цінами конкурентів торгового підприємства, які були зареєстровані в системі раніше. Позиції номенклатури, узгоджені з клієнтом, відзначаються в комерційній пропозиції як "активні".

Комерційна пропозиція може мати один з трьох статусів — "Чи не погоджено", "Діє" і "Скасовано". Після узгодження комерційної пропозиції з клієнтом для нього встановлюється статус "Діє", а також вказується термін дії умов, які в ньому зафіксовані. На підставі чинного комерційної пропозиції можна оформити замовлення клієнта, в який буде переноситися інформація тільки про "активних" позиціях номенклатури.

Статус "Скасовано" присвоюється комерційної пропозиції, від якого клієнт відмовився або що втратило актуальність з яких-небудь інших причин, наприклад в результаті припинення поставок, зміни умов поставки і т.д.

Управління замовленнями клієнтів

За допомогою замовлень в системі реєструються наміри клієнтів з придбання товарів або послуг в установлений строк і за зазначену плату.

Формування замовлення може бути першим етапом роботи з клієнтами. Воно може також служити логічним продовженням роботи з клієнтом, для якого, наприклад, були підготовлені і з яким були узгоджені комерційні пропозиції. В цьому випадку замовлення клієнта закріплює остаточну домовленість з ним про намір придбати товари або послуги.

У замовленні реєструються зобов'язання як торгового підприємства з постачання товарів, так і клієнта по оплаті, а також фіксуються і контролюються етапи виконання цих зобов'язань. Таким чином, в рішенні "1С: Управління торгівлею 8" ред. 11 замовлення клієнта є своєрідним центром управління діяльністю по реалізації товарів.

Обов'язковий елемент замовлення клієнта — типове або індивідуальне торговельну угоду. Відповідно до цієї угоди реєструються умови, на яких будуть виконуватися відвантаження і оплата товару на замовлення.

Система дає можливість контролювати відповідність замовлень умов торговельних угод і не дозволяє порушувати їх користувачам, які не мають відповідних прав. Для узгодження відхилень від умов торговельної угоди передбачено бізнес-процес узгодження замовлення. При запуску даного бізнес-процесу система автоматично направить уповноваженим користувачам завдання за погодженням замовлення і затвердить його при наявності їх позитивного вирішення.

Етапи роботи з замовленнями

Етапи роботи з замовленням відображаються в його статусі — "Чи не узгоджений", "Погоджено", "До забезпечення", "До відвантаженню" або "Закрито". Під "забезпеченням" в програмі розуміється діяльність відділу логістики щодо забезпечення можливості поставки товару до заданої дати.

У разі якщо торговельна угода включає графік оплати, то сума оплати за замовленням буде розподілена по етапах цього графіка. Якщо графік оплати відсутня, то менеджер може вручну розподілити суму замовлення по етапах. При цьому кожен з етапів оплати можна віднести до одного з трьох видів — "Аванс (до забезпечення)", "Передоплата (до відвантаження)" або "Кредит (після відвантаження)". Вид "Аванс (до забезпечення)", наприклад, використовується в разі, якщо підприємство не бере на себе зобов'язання забезпечити наявність товарів на замовлення до надходження обумовленого розміру авансового платежу. Слід зазначити, що при розподілі оплати за етапами її види на замовлення можна комбінувати. Можна задати, наприклад, що "Аванс (до забезпечення)" становитиме 10% від суми замовлення, "Передоплата (до відвантаження)" — 40% і "Кредит (після відвантаження)" — 50%. Для кожного етапу оплати також вказується дата виконання.

На підставі статусу замовлення, а також інформації про оплату та відвантаження на замовлення в системі можна визначити його поточний стан готовності — "Очікується аванс", "Чи готовий до відвантаження" і т. Д.

На різних етапах замовлення може служити розпорядженням на забезпечення товарів, на відвантаження і на оформлення документів.При цьому система дозволяє контролювати обгрунтованість зміни статусу замовлення, яке відбувається при переході від одного етапу роботи із замовленням до наступного. Замовлення не може бути прийнятий до забезпечення, наприклад, якщо не виконані умови по його оплаті до моменту забезпечення.

Розпорядженням відділу логістики на забезпечення товарів вважається зареєстрований замовлення з встановленим статусом "До забезпечення". Система дозволяє менеджеру сформувати список замовлень клієнтів, для яких можна встановити даний статус. При цьому відбувається відбір замовлень, для яких виконані всі умови з оплати відповідно до умов торговельної угоди. У процесі формування розпоряджень на забезпечення система допомагає менеджеру розрахувати передбачувану дату відвантаження по товарах, зазначеним у замовленні.

Зареєстрований замовлення зі статусом "До відвантаження" є відповідно розпорядженням на відвантаження товарів. При реєстрації замовлення контролюється виконання умов по оплаті, які повинні бути виконані до моменту відвантаження товарів на замовлення. У процесі роботи з замовленням менеджер може контролювати виконання службою логістики розпоряджень на відвантаження товарів, наприклад коректність оформлення фінансових документів і факт відвантаження товарів на замовлення.